GED municipale

Le contexte

Cette municipalité gérait plus de 30 ans d'archives réparties entre le greffe, le service d'urbanisme et les travaux publics. Les documents — résolutions du conseil, permis de construction, contrats, correspondance — étaient stockés dans des classeurs physiques et des dossiers partagés sans convention de nommage.

Résultat : un employé pouvait passer 15 à 20 minutes à chercher un seul document. Les demandes d'accès à l'information prenaient des jours. Et le risque de perte était réel — plusieurs documents historiques avaient déjà été endommagés par un dégât d'eau dans les archives du sous-sol.

La solution

Nous avons déployé un système de GED basé sur Paperless-ngx avec OCR intégré (Tesseract). Le projet s'est déroulé en trois phases :

• Phase 1 — Audit et priorisation (2 semaines) : inventaire des fonds documentaires, identification des documents critiques, définition du plan de classement avec les responsables de chaque service.
• Phase 2 — Numérisation et migration (10 semaines) : numérisation par lots des archives prioritaires (résolutions, contrats, permis), import des documents numériques existants, indexation automatique par OCR et classement par type, date et service.
• Phase 3 — Formation et mise en production (4 semaines) : formation des 12 utilisateurs principaux, mise en place des workflows de classement pour les nouveaux documents, configuration des contrôles d'accès par service.

Le système permet la recherche plein texte dans tous les documents — y compris les scans papier grâce à l'OCR — et s'intègre au flux de travail quotidien des employés via une interface web accessible depuis n'importe quel poste.